Banyak Lulusan Perpustakaan yang Tak Tahu Peluang Jadi Records Officer
- ANTARA FOTO/Harviyan Perdana Putra
VoxPop – Banyak lulusan program studi Perpustakaan dan Sains Informasi yang tak mengenal pekerjaan records officer atau pengelola arsip dinamis. Padahal, posisi dan kompetensi records officer diperlukan setiap lembaga termasuk perusahaan besar.
Dosen program studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas YARSI, Nita Ismayati mengatakan records officer sebenarnya punya peluang terbuka yang bisa diisi lulusan Perpustakaan dan Sains Informasi
"Salah satu peluang kerja yang dapat diisi oleh lulusan Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi. selain profesi lainnya seperti Pustakawan (librarian). Sayangnya belum ada yang tahu," kata Nita, Kamis, 24 Februari 2022.
Menurut Nita, records officer punya peran penting bagi sebuah lembaga. Alasannya, tanpa informasi dan data yang terekam dalam arsip dinamis, maka lembaga itu tak bisa efisien dan optimal menjalankan fungsinya dengan baik.
"Semua kegiatan administrasi akan terhenti tanpa tersedianya arsip dinamis yang dibutuhkan," jelas Nita.
Dia menambahkan, pengambilan keputusan lembaga nanti bisa terhambat tanpa tersedianya arsip dinamis yang autentik dan andal. Nita menyampaikan merujuk Dictionary Archives Terminology, records officer adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (records) di unit suatu lembaga dengan supervisi program manajemen arsip dinamis.
"Pengelolaan meliputi penciptaan dan penerimaan arsip dinamis lembaga, penggunaan, penyimpanannya, dan temu kembali, serta penyusutan dan pelestarian arsip dinamis," ujarnya.
Ilustrasi perpustakaan.
- Pixabay
Nita mengatakan, tugas seorang records officer adalah menciptakan dan memelihara arsip dinamis dan data perusahaan. Tujuannya agar efisien dan bisa ditemukan kembali dengan cepat.
Selain itu, tugas lainnya yakni penyimpanan arsip dinamis. Lalu, memeriksa informasi yang diciptakan dan disimpan dalam berbagai media. Kemudian, menganalisa kebutuhan informasi lembaga. Pun, bisa mengembangkan prosedur untuk memastikan kebutuhan informasi lembaga terpenuhi.
"Menentukan lamanya waktu simpan sebuah jenis arsip dinamis dengan mengacu pada kebijakan dan persyaratan yang berlaku," tuturnya.
Kemudian, ia menambahkan, seorang records officer juga mesti banyak berhubungan dengan staf unit kerja lain. Sebab, hal ini berkaitan dengan terpenuhinya kebutuhan data dan informasi mereka.
"Ketelitian merupakan softskill yang harus dimiliki seorang records officer. Begitu juga kemampuan komunikasi baik lisan dan tulisan, kemampuan menganalisis dan memecahkan masalah, negosiasi, kemampuan berorganisasi, serta kepercayaan diri yang kuat," ujarnya.
